Wiesz, co robimy z danymi.
Bo mówimy to wprost.

Administratorem danych osobowych zbieranych w serwisie umówi.pl jest Profivo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Paprotna 8B/14, 51-117 Wrocław, KRS 0001181942, NIP 915 183 58 07 („my”). Kontakt w sprawach danych: biuro@umowi.pl, +48 71 811 20 22. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — pisz bezpośrednio na powyższy adres.

Występujemy w dwóch rolach i warto je odróżnić:

1. Administrator — dla danych osób odwiedzających umowi.pl, zamawiających połączenie demonstracyjne, właścicieli salonów zakładających konto, osób kontaktujących się z nami i zgłaszających treści. O tych danych decydujemy my i za nie odpowiadamy (§ 2–3, § 6–7).
2. Podmiot przetwarzający — dla danych klientek i pracowników salonów korzystających z umówi.pl. O nich decyduje salon (jest ich administratorem), a my przetwarzamy je na jego polecenie na podstawie Umowy powierzenia (§ 4–5). Z prawami dotyczącymi tych danych zwróć się do salonu; pomożemy mu je zrealizować.

1. Logi serwera. Adres IP, czas żądania, adres strony, typ przeglądarki — zapisuje je nasz dostawca hostingu w celu zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i diagnozowania błędów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz uzasadniony interes). Logi są usuwane automatycznie najpóźniej po 30 dniach.
2. Ciasteczka niezbędne — utrzymują sesję logowania i zapamiętują Twój wybór w oknie zgód. Nie wymagają zgody. Pełna lista w Polityce cookies.
3. Statystyki — Google Analytics 4 (tylko za Twoją zgodą wyrażoną w oknie zgód; art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Poznajemy, które strony są czytane, skąd wchodzą użytkownicy i z jakich urządzeń. Identyfikator w ciasteczku jest losowy; nie łączymy go z Twoim kontem ani e-mailem. Dane przechowywane są przez Google Ireland Ltd. do 14 miesięcy. Zgodę cofniesz w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia ciasteczek” w stopce.
4. Reklama — Google Ads (tylko za Twoją zgodą). Mierzymy, czy kliknięcie w naszą reklamę zakończyło się założeniem konta, i dopasowujemy reklamy (remarketing), żeby nie pokazywać ich osobom, które już nas znają. Sygnały zgody przekazujemy Google w trybie Consent Mode v2; bez zgody skrypt Google nie jest w ogóle ładowany. Google Ireland Ltd. jest w tym zakresie odrębnym administratorem — jego zasady: policies.google.com/privacy.
5. Połączenie demonstracyjne („Zadzwoń do mnie”). Numer telefonu, który podajesz, służy wyłącznie do wykonania jednej, zamówionej przez Ciebie rozmowy z Umi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działanie na Twoje żądanie przed zawarciem umowy). Rozmowa jest zamieniana na tekst i może być nagrywana w celu kontroli jakości Umi; Umi mówi o tym na początku rozmowy, a jeśli się nie zgodzisz — nagranie i zapis znikają od razu. Numer i zapis rozmowy usuwamy najpóźniej po 30 dniach; numer nie trafia do żadnej bazy marketingowej. Dzwonimy tylko na polskie numery komórkowe i tylko raz dziennie na dany numer.
6. Kontakt (e-mail, telefon, formularze). Przetwarzamy dane, które nam przekażesz, żeby odpowiedzieć i udokumentować sprawę (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — przez 3 lata od zakończenia korespondencji.

1. Rejestracja i konto. Adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako skrót kryptograficzny), nazwa i rodzaj działalności, adres, imię właściciela, numer telefonu potwierdzony kodem SMS, godziny otwarcia, cennik, zespół, wybrany plan, zaakceptowana wersja regulaminu z datą i adresem IP. Cel: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wykazanie jej treści (lit. f). Przez czas trwania umowy i do upływu przedawnienia roszczeń (6 lat od końca roku, w którym umowa się zakończyła).
2. Logowanie przez Google, Apple lub Facebook. Od dostawcy otrzymujemy wyłącznie identyfikator konta, adres e-mail i — jeśli udostępnisz — imię. Nie otrzymujemy hasła, listy znajomych ani innych danych. Dostawca logowania jest odrębnym administratorem w zakresie swojego serwisu. Powiązanie możesz usunąć razem z kontem (Usuń konto).
3. Płatności i faktury. Dane do faktury (nazwa, adres, NIP), e-mail do faktur, kwota i data płatności, identyfikator klienta w Stripe. Płatność wykonujesz na stronie Stripe Payments Europe Ltd. — numeru karty nie widzimy i nie przechowujemy. Podstawa: wykonanie umowy (lit. b) oraz obowiązki podatkowe i rachunkowe (lit. c) — dokumenty księgowe przechowujemy 5 lat od końca roku podatkowego. Faktury wystawiamy w KSeF w zakresie wymaganym przepisami.
4. Komunikaty o koncie. E-maile i SMS-y potrzebne do prowadzenia usługi — kody weryfikacyjne, potwierdzenie rejestracji, informacja o końcu testu lub wyczerpaniu pakietu, faktury, zmiany regulaminu, ostrzeżenia bezpieczeństwa. To nie jest marketing; wynikają z umowy (lit. b) i nie da się ich wyłączyć bez zamknięcia konta.
5. Marketing umówi.pl. Informacje o nowościach i promocjach wysyłamy e-mailem, SMS-em lub telefonicznie wyłącznie za Twoją odrębną zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej), zaznaczaną osobno przy rejestracji — nigdy domyślnie. Zgodę cofniesz linkiem w każdej wiadomości, w panelu albo pisząc na biuro@umowi.pl. Zapisujemy, kiedy i na co się zgodzono.
6. Powiadomienia push. Jeżeli włączysz je w przeglądarce lub aplikacji, przechowujemy techniczny identyfikator subskrypcji, by wysyłać powiadomienia o rezerwacjach (lit. b). Wyłączasz je w ustawieniach przeglądarki lub w panelu — identyfikator usuwamy natychmiast.
7. Asystent AI w panelu (np. odczyt cennika ze zdjęcia, pomoc w odpowiedziach na maile). Treść, którą przekazujesz do przetworzenia, trafia do dostawcy modelu językowego (Anthropic) na podstawie umowy zakazującej używania jej do trenowania modeli; nie jest przechowywana przez dostawcę dłużej, niż wymaga tego przetworzenie i bezpieczeństwo (do 30 dni).
8. Bezpieczeństwo konta. Próby logowania, adresy IP, zaufane urządzenia, kody dwuskładnikowe — uzasadniony interes (lit. f), do 12 miesięcy.

Twoje dane (imię i nazwisko, rola, grafik, nieobecności, służbowy telefon i e-mail, dobrowolne zdjęcie, dane logowania subkonta, notatki organizacyjne) wprowadza do systemu Twój pracodawca — salon — i to on jest ich administratorem. My przetwarzamy je w jego imieniu, wyłącznie po to, by działał kalendarz i panel (art. 28 RODO, Umowa powierzenia). Zdjęcie możesz dodać i usunąć sam na swoim subkoncie. Z prawami z RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie) zwróć się do salonu; jeśli salon nie odpowiada, napisz do nas — przekażemy sprawę i pomożemy.

1. Rezerwując wizytę na stronie salonu, dzwoniąc do niego lub odbierając od niego SMS, przekazujesz dane salonowi — to salon jest administratorem. Skrócona informacja pojawia się w formularzu rezerwacji, a pełną klauzulę salon udostępnia na swojej stronie i w lokalu (wzór, który mu dajemy: załącznik nr 3 do Umowy powierzenia).
2. My obsługujemy rezerwacje technicznie jako podmiot przetwarzający: przechowujemy imię, telefon, e-mail, historię wizyt i zgody, wysyłamy w imieniu salonu potwierdzenia i przypomnienia, a jeżeli salon korzysta z Umi — odbieramy dla niego telefon. Rozmowa z Umi jest zawsze zamieniana na tekst, a nagrywana tylko wtedy, gdy salon włączył nagrywanie; Umi mówi o tym i o tym, że jest AI, na początku rozmowy. Zapis tekstowy znika po 90 dniach, nagranie — po terminie ustawionym przez salon (domyślnie 30 dni), metadane połączenia po 6 miesiącach. Głos służy wyłącznie do zamiany mowy na tekst i tekstu na mowę oraz do dobrania formy grzecznościowej w trakcie rozmowy (wynik nie jest zapisywany); nie tworzymy profili głosowych, nie rozpoznajemy osób po głosie i nie trenujemy na rozmowach żadnych modeli.
3. Strony salonów i link „zarządzaj rezerwacją” z SMS-a nie używają ciasteczek analitycznych ani reklamowych — tylko niezbędnych.
4. Twoich danych nie wykorzystujemy do własnych celów, nie profilujemy Cię i nie używamy do trenowania modeli AI. Zgodę marketingową dla salonu (promocje, życzenia) wyrażasz osobnym, niezaznaczonym polem; cofniesz ją u salonu albo odpowiadając na wiadomość.

Aplikacja instalowana na telefonie salonu służy wyłącznie do wpisywania kodów przekierowania połączeń u operatora (np. **004*…#) i sprawdzania, czy przekierowanie działa (kody *#21#, *#61#, *#62#, *#67#). Wymaga do tego uprawnienia „wykonywanie połączeń” — bez niego Android nie pozwala wysłać kodu operatora — oraz odczytu informacji o kartach SIM, żeby wysłać kod z właściwej karty w telefonie z dwiema kartami.

Aplikacja wysyła na nasz serwer: identyfikator sparowanego urządzenia, model telefonu i wersję Androida, wybrany tryb odbierania oraz treść odpowiedzi operatora na powyższe kody. Nie odczytuje i nie wysyła rejestru połączeń, kontaktów, SMS-ów, lokalizacji ani zawartości rozmów, nie wykonuje zwykłych połączeń i nie ma dostępu do kalendarza ani danych klientek. Danych z aplikacji nie udostępniamy nikomu poza dostawcą hostingu i nie używamy ich do reklam. Salon odłącza urządzenie w panelu, co natychmiast unieważnia jego dostęp; odinstalowanie kasuje dane z telefonu, ale nie zdejmuje przekierowania ustawionego w sieci operatora — do tego służy kod ##002#. Usunięcie konta i danych: Usuń konto.

Dane podane w formularzu Zgłoś treść (imię, e-mail, opis) lub w reklamacji przetwarzamy w celu rozpatrzenia sprawy i udokumentowania decyzji — obowiązek prawny z art. 16–17 aktu o usługach cyfrowych i art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz nasz uzasadniony interes (lit. f). Twoje dane kontaktowe nie są przekazywane salonowi, którego treść zgłaszasz, chyba że wyraźnie o to poprosisz. Przechowujemy je 3 lata od zakończenia sprawy.

Podmioty przetwarzające na nasze zlecenie (hosting, baza danych, telekomunikacja, SMS, e-mail, modele AI, płatności): Vercel, Neon, Hetzner, Telnyx, ElevenLabs, Anthropic, OpenAI, fal.ai, HostedSMS, SMSPlanet, Resend, Stripe, Google Cloud (Places API). Pełna lista z krajami i podstawą transferu: Podprocesorzy. Z każdym łączy nas umowa powierzenia.

Odrębni administratorzy: Google Ireland Ltd. (Analytics i Ads — za zgodą), Stripe Payments Europe Ltd. (w zakresie przeciwdziałania oszustwom i obowiązków regulacyjnych), dostawcy logowania (Google, Apple, Meta) w zakresie ich własnych serwisów, operator pocztowy i bank przy rozliczeniach, kancelaria księgowa.

Organy publiczne — wyłącznie na podstawie przepisu prawa i na żądanie (np. sąd, policja, UODO, UKE, KAS). Danych nie sprzedajemy i nie udostępniamy ich do celów marketingowych osób trzecich.

Zmiana operatora serwisu. Jeżeli prowadzenie umówi.pl przejmie inna spółka (np. wydzielona do prowadzenia serwisu albo następca prawny), Twoje dane zostaną jej przekazane jako nowemu administratorowi w zakresie niezbędnym do kontynuowania usługi bez przerwy (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Zawiadomimy Cię o tym co najmniej 30 dni wcześniej, e-mailem i w panelu, podając dane nowego administratora. Nowy administrator będzie związany tą polityką do czasu jej zmiany we własnym trybie, a zgód marketingowych użyje dopiero po poinformowaniu Cię o zmianie — możesz je cofnąć w każdej chwili, tak jak dziś. Dane pozostają w tej samej infrastrukturze w UE.

Aplikacja i baza danych działają we Frankfurcie, silnik głosowy Umi w Niemczech. Część dostawców ma siedzibę w USA i może mieć dostęp do danych (wsparcie techniczne, przetwarzanie przez modele AI, wysyłka e-maili). Opieramy to na decyzji Komisji Europejskiej o Data Privacy Framework (2023/1795) dla dostawców certyfikowanych, a dla pozostałych — na standardowych klauzulach umownych (decyzja 2021/914) z oceną skutków transferu. Kopię zabezpieczeń otrzymasz pisząc na biuro@umowi.pl.

W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem, masz prawo:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15),
2. sprostowania (art. 16),
3. usunięcia — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17),
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18),
5. przenoszenia danych (art. 20),
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym marketingu (art. 21),
7. cofnięcia zgody w każdej chwili — bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania (art. 7 ust. 3),
8. skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl (art. 77).

Napisz na biuro@umowi.pl lub na adres siedziby. Odpowiadamy w ciągu miesiąca (w skomplikowanych sprawach do 3 miesięcy, o czym uprzedzimy). Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości, żeby nie wydać danych niewłaściwej osobie. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez e-maila i telefonu nie założymy konta, a bez numeru nie wykonamy połączenia demonstracyjnego.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Umi umawia wizyty automatycznie, ale robi to w ramach zasad ustawionych przez salon i każdą rezerwację salon może zmienić. Personalizacja reklam Google odbywa się tylko za Twoją zgodą i możesz ją cofnąć w oknie zgód.

Szyfrowane połączenia, sesje kryptograficzne ograniczone do jednego salonu, dwuskładnikowe logowanie, hosting w UE, ograniczenie danych podawanych Umi do niezbędnego minimum — opisujemy je na stronie Bezpieczeństwo. Zasady używania plików cookie i podobnych technologii znajdziesz w Polityce cookies.

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się zakres usług, dostawcy lub przepisy. O istotnych zmianach dotyczących właścicieli kont informujemy e-mailem i w panelu. Aktualna wersja obowiązuje od 14 września 2026 r.; poprzednie wersje udostępniamy na życzenie.