Dane Twoich klientek są Twoje.
My tylko je przetwarzamy — na Twoje polecenie.

1. Umowę zawierają: Salon — przedsiębiorca zakładający Konto w serwisie umówi.pl, jako administrator danych osobowych, oraz Profivo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Paprotna 8B/14, 51-117 Wrocław, KRS 0001181942, NIP 915 183 58 07 — jako podmiot przetwarzający („Usługodawca”).
2. Umowa jest zawierana w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO) z chwilą zaakceptowania jej w kreatorze konta, razem z Regulaminem, którego stanowi integralną część. Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane w Regulaminie.
3. Przedmiotem umowy jest powierzenie Usługodawcy przetwarzania danych osobowych, które Salon wprowadza do Serwisu lub które trafiają do niego w toku świadczenia usług (rezerwacje online, rozmowy z Umi), w celu i zakresie niezbędnym do wykonania Umowy głównej — prowadzenia kalendarza, obsługi rezerwacji, komunikacji z Klientami Salonu i obsługi telefonu przez Umi.
4. Umowa obowiązuje przez czas trwania Umowy głównej i do zakończenia czynności opisanych w § 9.

Charakter przetwarzania: operacje w systemach informatycznych — zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, przesyłanie (SMS, e-mail, połączenia głosowe), tworzenie kopii zapasowych, usuwanie i anonimizacja; przetwarzanie głosu na tekst w czasie rzeczywistym.

Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO), np. informacje o zdrowiu w notatkach do wizyty, mogą pojawić się wyłącznie z inicjatywy Salonu lub Klienta; Salon odpowiada za podstawę ich przetwarzania. Usługodawca nie wykorzystuje ich do żadnego własnego celu, a Umi nie ma do notatek dostępu.

1. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Salonu. Za polecenie uważa się: postanowienia Umowy głównej i tej umowy, ustawienia dokonane przez Salon w Panelu (np. tryb pracy Umi, treść komunikatów, okres przechowywania nagrań) oraz dyspozycje przesłane e-mailem z adresu Konta.
2. Dotyczy to również przekazywania danych do państwa trzeciego — Salon poleca korzystanie z Podprocesorów wymienionych w załączniku nr 2 na wskazanych tam podstawach transferu.
3. Jeżeli przepis prawa Unii lub państwa członkowskiego nakłada na Usługodawcę obowiązek przetwarzania w inny sposób, Usługodawca informuje o tym Salon przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo zabrania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.
4. Usługodawca niezwłocznie informuje Salon, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.

Usługodawca zobowiązuje się:

1. dopuszczać do przetwarzania wyłącznie osoby upoważnione, zobowiązane do zachowania tajemnicy (umownie lub ustawowo) i przeszkolone z ochrony danych;
2. stosować środki techniczne i organizacyjne z § 5, odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO);
3. przestrzegać warunków korzystania z Podprocesorów z § 6;
4. pomagać Salonowi — poprzez narzędzia w Panelu, a w razie potrzeby bezpośrednio — w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw);
5. pomagać Salonowi w wywiązaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków), uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje;
6. po zakończeniu świadczenia usług usunąć lub zwrócić dane zgodnie z § 9;
7. udostępniać Salonowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwiać audyty zgodnie z § 8;
8. prowadzić rejestr kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu administratorów (art. 30 ust. 2 RODO);
9. nie wykorzystywać powierzonych danych do własnych celów, w szczególności do marketingu ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji, i wymagać tego samego od Podprocesorów.

1. Lokalizacja: aplikacja i baza danych działają w centrach danych w Unii Europejskiej (Frankfurt), silnik głosowy Umi — w Niemczech. Dostawcy z USA są objęci Data Privacy Framework lub standardowymi klauzulami umownymi (załącznik nr 2).
2. Szyfrowanie: transmisja wyłącznie po TLS; baza danych i kopie zapasowe szyfrowane w spoczynku przez dostawcę; hasła przechowywane wyłącznie jako skróty kryptograficzne.
3. Kontrola dostępu: sesje podpisywane kryptograficznie i ograniczone do jednego Salonu (izolacja danych między Salonami), dwuskładnikowe logowanie właściciela, subkonta pracowników z ograniczonymi uprawnieniami, tryb kiosku bez dostępu do bazy klientów, dostęp administracyjny Usługodawcy tylko dla upoważnionych osób zobowiązanych do tajemnicy (zakres i cele — § „Rozmowy głosowe Umi”).
4. Ochrona przed wyciekiem przez AI: Umi otrzymuje wyłącznie dane potrzebne do rozmowy (biała lista pól); notatki wewnętrzne Salonu, dane innych klientów i dane pracowników są od niej odcięte technicznie.
5. Ciągłość: codzienne kopie zapasowe bazy danych u dostawcy, możliwość odtworzenia do punktu w czasie, monitoring dostępności.
6. Minimalizacja i retencja: terminy usuwania zapisów rozmów w § „Rozmowy głosowe Umi”; rekordy połączeń demonstracyjnych po 30 dniach; anonimizacja klienta w Panelu jednym kliknięciem.
7. Szczegółowy opis środków i ich aktualizacje: Bezpieczeństwo. Usługodawca może zmieniać środki, o ile nie obniża to poziomu ochrony.

Co powstaje z rozmowy. Zapis tekstowy (transkrypcja) i podsumowanie powstają z każdej rozmowy — bez zamiany mowy na tekst Umi nie rozumie rozmówcy i nie ma czego wpisać do kalendarza. Nagranie audio powstaje tylko wtedy, gdy Salon włączy je w Panelu (AI Recepcjonistka → Nagrywanie rozmów). Przy uruchomieniu Umi nagrywanie jest włączone z terminem 30 dni; Salon może je wyłączyć albo zmienić termin w każdej chwili, a zmiana działa od następnej rozmowy. Decyzja o nagrywaniu należy do Salonu jako administratora — Usługodawca zapewnia jedynie, że bez włączonego nagrywania żaden plik audio nie powstaje.

Co słyszy rozmówca. Umi na początku każdej rozmowy mówi, że jest asystentką AI (art. 50 aktu o sztucznej inteligencji), oraz — zależnie od ustawienia Salonu — że „rozmowa jest nagrywana” albo że „rozmowa jest zapisywana”. Tych zdań nie można wyłączyć. Jeżeli rozmówca nie zgadza się na nagrywanie, nagranie i zapis tej rozmowy są usuwane natychmiast i nie podlegają dalszej analizie; Umi proponuje kontakt z pracownikiem Salonu.

Do czego służy dźwięk. Sygnał głosowy jest przetwarzany wyłącznie do zamiany mowy na tekst i tekstu na mowę oraz — w trakcie rozmowy — do dobrania formy grzecznościowej (pan/pani) na podstawie wysokości głosu; wynik tego rozpoznania nie jest zapisywany. Usługodawca nie tworzy profili głosowych, nie identyfikuje ani nie rozpoznaje osób po głosie między rozmowami i nie wykorzystuje nagrań ani transkrypcji do trenowania modeli; dostawców z załącznika nr 2 dobiera tak, by ich umowy również to wykluczały. W ocenie Usługodawcy przetwarzane w ten sposób dane głosowe nie są danymi biometrycznymi służącymi jednoznacznej identyfikacji osoby (art. 4 pkt 14 i art. 9 RODO); jest to stanowisko Usługodawcy, nie gwarancja prawna.

Dostęp Usługodawcy. Upoważnione osoby Usługodawcy mają dostęp do zapisów i nagrań rozmów Salonu w zakresie niezbędnym do: (1) wsparcia technicznego i wyjaśnienia reklamacji dotyczącej konkretnej rozmowy, (2) kontroli jakości Umi i poprawy jej działania — wnioski z tej analizy nie zawierają danych Klientów, (3) bezpieczeństwa i wykrywania nadużyć, (4) rozliczenia minut. W okresie testowym Umi Usługodawca przegląda rozmowy Salonu na bieżąco w celu jej strojenia, o czym Salon jest informowany przy uruchomieniu. Zapisy rozmów nie służą marketingowi, profilowaniu Klientów ani trenowaniu modeli.

Terminy usuwania.

Zapisy rozmów należą do Salonu: Salon przegląda je i odsłuchuje w Panelu (AI Recepcjonistka → Rozmowy Umi) i może żądać wcześniejszego usunięcia konkretnej rozmowy.

1. Salon udziela ogólnej zgody (art. 28 ust. 2 RODO) na korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych niżej. Na każdy z nich Usługodawca nakłada — umową lub innym aktem prawnym — te same obowiązki ochrony danych, które wynikają z tej umowy, i odpowiada wobec Salonu za ich działania jak za własne.
2. O zamiarze dodania lub zmiany Podprocesora Usługodawca informuje Salon e-mailem na adres Konta co najmniej 14 dni wcześniej, aktualizując jednocześnie tę stronę. Salon może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw na biuro@umowi.pl. Jeżeli Strony nie znajdą rozwiązania (np. wyłączenia funkcji korzystającej z nowego Podprocesora), Salon może wypowiedzieć Umowę główną ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie, a opłata za niewykorzystany okres jest zwracana proporcjonalnie.
3. Wykaz aktualny na dzień 9 września 2026 r. Kolumna „dane klientek” wskazuje, czy podmiot przetwarza dane powierzone przez Salon, czy wyłącznie dane samego Salonu (wtedy nie jest Podprocesorem w rozumieniu tej umowy, a odbiorcą opisanym w Polityce prywatności).

1. Usługodawca zawiadamia Salon o stwierdzonym naruszeniu ochrony powierzonych danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego stwierdzenia — e-mailem na adres Konta — tak, aby Salon mógł dochować 72-godzinnego terminu z art. 33 RODO.
2. Zawiadomienie zawiera co najmniej: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, prawdopodobne konsekwencje, zastosowane i proponowane środki zaradcze oraz dane osoby do kontaktu. Informacje, których nie da się ustalić od razu, Usługodawca przekazuje sukcesywnie.
3. Usługodawca współpracuje z Salonem przy analizie ryzyka, zgłoszeniu do Prezesa UODO i — jeśli to konieczne — zawiadomieniu osób, których dane dotyczą, dostarczając informacje techniczne i, na życzenie, projekt treści zawiadomienia.

1. Salon ma prawo weryfikować, czy Usługodawca przetwarza dane zgodnie z umową. W pierwszej kolejności Usługodawca udostępnia: dokumentację środków bezpieczeństwa, informacje o Podprocesorach, odpowiedzi na pytania kontrolne Salonu (kwestionariusz) — w ciągu 14 dni od żądania.
2. Jeżeli to nie wystarczy, Salon lub upoważniony audytor związany tajemnicą może przeprowadzić audyt — po uzgodnieniu terminu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy, w sposób nieutrudniający świadczenia usług innym Salonom i nie częściej niż raz w roku, chyba że audyt jest następstwem naruszenia albo żądania organu nadzorczego. Audyt nie obejmuje danych innych Salonów ani infrastruktury Podprocesorów (tam Usługodawca przedstawia ich certyfikaty i raporty).
3. Koszty audytu ponosi Salon, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie umowy przez Usługodawcę.

1. Przez cały czas trwania umowy Salon może samodzielnie eksportować dane Klientów z Panelu (plik CSV) oraz anonimizować lub usuwać poszczególne rekordy.
2. Po zakończeniu Umowy głównej Usługodawca utrzymuje dane w trybie „tylko odczyt i eksport” przez 30 dni, a następnie trwale usuwa wszystkie powierzone dane wraz z kopiami, albo je anonimizuje — chyba że prawo Unii lub państwa członkowskiego nakazuje ich dalsze przechowywanie. Nagrania i transkrypcje rozmów są usuwane w tym samym trybie.
3. Wyjątki wynikające z przepisów: dokumenty rozliczeniowe Salonu (nie dane jego Klientów) — 5 lat od końca roku podatkowego; dowody zgód i logi bezpieczeństwa — do upływu okresu przedawnienia roszczeń, w postaci zminimalizowanej.
4. Na żądanie Salonu Usługodawca potwierdza usunięcie danych e-mailem.

1. Każda ze Stron odpowiada za szkody wyrządzone przetwarzaniem niezgodnym z RODO w zakresie określonym w art. 82 RODO. Salon odpowiada za zgodność z prawem zbierania danych od Klientów, ich podstawę prawną, spełnienie obowiązku informacyjnego (może użyć klauzuli z załącznika nr 3) i treść poleceń; Usługodawca — za wykonanie umowy, działania Podprocesorów i środki bezpieczeństwa.
2. Ograniczenie odpowiedzialności z Regulaminu (§ 11) stosuje się do roszczeń Salonu wobec Usługodawcy z tytułu tej umowy, z wyjątkiem szkód wyrządzonych umyślnie i odszkodowań zapłaconych osobom, których dane dotyczą, w części przypadającej na Usługodawcę zgodnie z art. 82 ust. 5 RODO.
3. Usługodawca nie wyznaczył inspektora ochrony danych (nie zachodzą przesłanki z art. 37 RODO). Osoba kontaktowa w sprawach ochrony danych: biuro@umowi.pl, +48 71 811 20 22.
4. Zmiana podmiotu przetwarzającego. Jeżeli prowadzenie Serwisu przejmie inny podmiot (§ 17 pkt 6 Regulaminu), wstępuje on w prawa i obowiązki Usługodawcy z tej umowy z dniem przejęcia, bez potrzeby zawierania nowej umowy przez Salon. Usługodawca zawiadamia o tym Salon co najmniej 30 dni wcześniej, podając dane nowego podmiotu i potwierdzając, że dane pozostają w tej samej infrastrukturze, a lista Podprocesorów nie ulega zmianie (albo wskazując zmiany w trybie § 6). Salon może w tym terminie zgłosić sprzeciw równoznaczny z wypowiedzeniem Umowy głównej bez kosztów. Do dnia przejęcia za wykonanie umowy odpowiada dotychczasowy Usługodawca, od tego dnia — nowy.
5. Zmiany umowy następują w trybie przewidzianym dla zmian Regulaminu (§ 16 Regulaminu). Aktualna wersja obowiązuje od 14 września 2026 r. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, ustawę o ochronie danych osobowych i Kodeks cywilny.

Gotowy tekst do umieszczenia na Stronie Salonu, w regulaminie salonu i w lokalu. Salon uzupełnia pola w nawiasach kwadratowych. Skróconą wersję Serwis wyświetla automatycznie w formularzu rezerwacji online, a Umi informuje o zapisie lub nagrywaniu rozmowy na jej początku.