AI Act i nagrywanie rozmów.
Lista kontrolna dla salonu.

Gdy telefon salonu odbiera asystent AI, w grę wchodzą dwa akty: unijny AI Act (rozporządzenie 2024/1689) i RODO. Pierwszy mówi, że dzwoniący ma wiedzieć, że rozmawia z AI. Drugi — co salon musi powiedzieć o nagraniu i zapisie rozmowy. Niżej: co z tego wynika dla salonu, jak robi to Umi, lista 8 punktów do odhaczenia i gotowe teksty do wklejenia.

AI Act

Co AI Act oznacza dla salonu z asystentem AI

Obowiązek przejrzystości z art. 50 stosuje się od 2 sierpnia 2026 r. (art. 113). Rozporządzenie zmieniające 2026/1744 przesunęło terminy dla systemów wysokiego ryzyka, ale nie ten obowiązek.

Dzwoniący musi wiedzieć, że rozmawia z AI
Art. 50 ust. 1: system AI, który rozmawia z ludźmi, ma być zaprojektowany tak, żeby rozmówca był o tym informowany — chyba że jest to oczywiste. Ten obowiązek spoczywa na dostawcy systemu. Salon jest „podmiotem stosującym” (art. 3 pkt 4), czyli korzysta z systemu, który ten obowiązek już spełnia.
Najpóźniej przy pierwszym kontakcie
Art. 50 ust. 5: informacja ma być jasna i wyraźna, przekazana najpóźniej w momencie pierwszej interakcji. Przy telefonie oznacza to początek rozmowy, a nie zdanie ukryte w regulaminie.
Personel ma rozumieć narzędzie
Art. 4 w brzmieniu po zmianie z 2026 r.: dostawcy i podmioty stosujące podejmują środki, które wspierają rozwój kompetencji w zakresie AI wśród personelu. W salonie wystarczy, że zespół wie, co asystent robi, czego nie robi i gdzie sprawdzić rozmowy.

Czego AI Act od salonu nie wymaga

Zgody na rozmowę z AI
AI Act wymaga informacji, nie zgody. Dzwoniący, który nie chce rozmawiać z AI, może poprosić o kontakt z człowiekiem.
Rejestracji ani certyfikatu
Rejestracja w unijnej bazie i ocena zgodności dotyczą systemów wysokiego ryzyka z załącznika III (m.in. zatrudnienie, kształcenie, dostęp do kredytu). Asystent, który umawia wizyty, do tych obszarów nie należy.
Ujawniania technologii
Rozmówca ma wiedzieć, że rozmawia z AI. Nie trzeba mu podawać, z jakiego programu ani od jakiego dostawcy salon korzysta.

RODO

Nagrywanie rozmów w salonie

Informacja dla dzwoniącego (art. 13 RODO). Przy telefonie informuje się warstwowo: krótkie zdanie na początku rozmowy, że jest nagrywana, a pełna klauzula — kto jest administratorem, cel, podstawa, okres przechowywania, prawa — na stronie salonu i w lokalu.
Podstawa. Najczęściej prawnie uzasadniony interes salonu, na przykład udokumentowanie, co zostało ustalone (art. 6 ust. 1 lit. f). Wybór i uzasadnienie podstawy należą do salonu jako administratora.
Okres przechowywania. Tylko tak długo, jak to potrzebne do celu (art. 5 ust. 1 lit. e), i ten okres podaje się w klauzuli.
Prawo do sprzeciwu (art. 21). Gdy podstawą jest uzasadniony interes, rozmówca może się sprzeciwić. Sprzeciw w trakcie rozmowy trzeba móc wykonać — najprościej, gdy nagranie da się usunąć od razu, bez przerywania sprawy.

Umi

Jak robi to Umi

„Dzień dobry, [nazwa salonu]. Mówi Umi, asystentka AI — ta rozmowa jest nagrywana. W czym mogę pomóc?”

Domyślne powitanie Umi. Przy innym imieniu asystentki pada to imię, przy męskim głosie — „asystent AI”.

Zdania o AI salon nie wyłączy. Jeśli w powitaniu zabraknie informacji, że rozmawia AI, system dokleja ją sam — w każdym obsługiwanym języku.
Nagrywanie wybiera salon. Domyślnie rozmowa jest nagrywana (nagranie 30 dni, zapis tekstowy 90 dni). Gdy salon wyłączy nagrywanie, Umi mówi, że rozmowa jest zapisywana — powstaje tylko zapis tekstowy.
Sprzeciw działa od razu. Gdy rozmówca nie zgadza się na nagrywanie, nagranie i zapis tej rozmowy są usuwane, a Umi spokojnie prowadzi sprawę dalej.
Pytania o dane. Zapytana, kto słucha rozmów albo jak długo są przechowywane, Umi odpowiada krótko i odsyła do polityki prywatności; o usunięcie nagrania można też poprosić salon.
Bez trenowania i profili głosu. Na rozmowach nikt nie uczy modeli i nie rozpoznaje osób po głosie.

Szczegóły w polityce prywatności i na stronie Bezpieczeństwo i zgodność.

Lista kontrolna

8 punktów dla salonu z asystentem AI

1
Strona salonu
Jedno zdanie przy numerze telefonu: „Gdy nie możemy odebrać, telefon odbiera asystentka AI salonu”, i link do klauzuli informacyjnej.
2
Klauzula informacyjna RODO
Na stronie salonu i w lokalu: kto jest administratorem, po co i na jakiej podstawie, jak długo, jakie prawa ma klient. Gotowy wzór jest w załączniku nr 3 do umowy powierzenia — uzupełnij nazwę, adres, NIP i kontakt salonu. Wersję z wyborem asystenta AI, nagrywania i okresów przechowywania pobierzesz też jako wzór klauzuli RODO dla salonu (PDF i Word).
3
Wizytówka Google
W opisie firmy zdanie, że telefon odbiera także asystentka AI salonu, a w polu strony internetowej — adres strony z klauzulą. Klient wie to, zanim zadzwoni.
4
Regulamin salonu
Jeśli salon ma regulamin rezerwacji, dopisz punkt o rezerwacji telefonicznej z udziałem asystentki AI, o nagrywaniu albo zapisie rozmowy i odesłanie do klauzuli. Nowy regulamin z takim punktem przygotujesz we wzorze regulaminu salonu.
5
Decyzja o nagrywaniu
Nagranie dźwięku (30 dni) albo tylko zapis tekstowy (90 dni). W umówi.pl to jeden przełącznik: Umi → Ochrona → Dane rozmów. Treść klauzuli dopasuj do wyboru.
6
Sprzeciw i prośby klientów
Ustal, kto w salonie odpowiada na prośby o dostęp do danych, ich usunięcie albo sprzeciw. W umówi.pl dane klienta wyeksportujesz albo zanonimizujesz w panelu.
7
Zespół
Powiedz osobom w salonie, co asystent umawia sam, a co przekazuje do oddzwonienia, i gdzie w panelu są rozmowy. To praktyczna część obowiązku z art. 4.
8
Umowa powierzenia
Salon jest administratorem danych, dostawca systemu — podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO). Zachowaj umowę powierzenia w dokumentach salonu; w umówi.pl jest zawierana przy zakładaniu konta.

Wzory

Teksty do wklejenia

Trzy krótkie teksty do punktów 1, 3 i 4 listy. Pełną klauzulę informacyjną (punkt 2) masz we wzorze w załączniku nr 3 do umowy powierzenia, a inne dokumenty salonu — w bezpłatnych wzorach dokumentów.

Strona salonu, przy numerze telefonu
Gdy nie możemy odebrać, telefon salonu odbiera asystentka AI. Sprawdza wolne terminy i umawia wizyty. Rozmowa jest nagrywana [albo: zapisywana]. Szczegóły: [link do klauzuli informacyjnej].
Wybierz „nagrywana” albo „zapisywana” zgodnie z ustawieniem w panelu.
Wizytówka Google, opis firmy
Wizyty umówisz online całą dobę na stronie salonu albo telefonicznie. Gdy nie możemy odebrać, telefon odbiera asystentka AI salonu, która sprawdza wolne terminy i umawia wizyty.
Adres strony wpisz w polu „Witryna”, nie w opisie.
Regulamin salonu, punkt o rezerwacji telefonicznej
Rezerwacja telefoniczna. Telefon salonu może odebrać asystentka głosowa oparta na sztucznej inteligencji, która informuje o tym na początku rozmowy. Rozmowa jest zamieniana na tekst [i nagrywana], żeby salon mógł sprawdzić ustalenia. Klient może poprosić o kontakt z pracownikiem salonu — asystentka zapisuje wtedy sprawę i numer do oddzwonienia. Zasady przetwarzania danych opisuje klauzula informacyjna salonu: [link].
Jeśli salon nie ma regulaminu, wystarczą strona i klauzula.

Pytania

Pytania o AI Act i nagrywanie

Czy salon musi mówić klientom, że telefon odbiera AI?

Rozmówca musi zostać poinformowany najpóźniej na początku rozmowy (art. 50 ust. 1 i 5 AI Act). Obowiązek zaprojektowania systemu tak, żeby to robił, ma dostawca — Umi mówi to w pierwszym zdaniu każdej rozmowy. Salon dopisuje tę informację do klauzuli RODO, bo rozmowa z asystentem to przetwarzanie danych klienta.

Od kiedy obowiązuje art. 50 AI Act?

Od 2 sierpnia 2026 r. — to ogólna data stosowania rozporządzenia 2024/1689 (art. 113). Rozporządzenie zmieniające 2026/1744 nie przesunęło obowiązku informowania o rozmowie z AI; okres przejściowy dostali tylko dostawcy oznaczający treści generowane przez AI (art. 50 ust. 2). Odczyt tekstów w EUR-Lex: 19 października 2026.

Czy na nagrywanie rozmowy potrzebna jest zgoda klienta?

Nie zawsze. Podstawą bywa prawnie uzasadniony interes salonu, na przykład udokumentowanie ustaleń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wtedy klient musi zostać poinformowany (art. 13) i może wnieść sprzeciw (art. 21). Podstawę i jej uzasadnienie wybiera salon jako administrator danych.

Jak długo można przechowywać nagranie rozmowy?

RODO nie podaje liczby dni — tylko tak długo, jak to potrzebne do celu (art. 5 ust. 1 lit. e). W umówi.pl nagranie znika po 30 dniach, a zapis tekstowy po 90 dniach. Wcześniej usuwamy je na prośbę salonu albo od razu po sprzeciwie rozmówcy.

Co, jeśli klient nie chce rozmawiać z AI?

Umi zapisuje sprawę i numer do oddzwonienia, a salon od razu dostaje powiadomienie. Umi nie łączy rozmów. Kto woli, może też zarezerwować wizytę online na stronie salonu.

Źródła (odczyt 19 października 2026)

To nie jest porada prawna. Opisujemy przepisy w brzmieniu z dnia odczytu i to, jak działa umówi.pl. O podstawie przetwarzania i treści dokumentów salonu decyduje salon jako administrator danych; w razie wątpliwości skonsultuj je z prawnikiem. Pytania o nasze dokumenty: biuro@umowi.pl.

Czytaj dalej

Powiązane strony

Asystent AI, który od pierwszego zdania mówi, kim jest

Kalendarz za 0 zł, a Umi — 7 dni za 0 zł. Numer salonu zostaje Twój.

Załóż konto za 0 zł Zadzwoń do salonu pokazowego

AI Act i nagrywanie rozmów.Lista kontrolna dla salonu.